5 mýtů o elektronické archivaci, které brzdí české firmy

Zatímco ve výrobě nasazujeme roboty a umělou inteligenci, v administrativním zázemí mnoha českých firem stále vládne "doba papírová". Elektronická archivace je sice technicky vyřešená a legislativně ukotvená, přesto se jí manažeři brání. Důvodem jsou často hluboce zakořeněné mýty o bezpečnosti, ceně a právní platnosti. Pojďme se podívat na data, která ukazují, že setrvávání u fyzických šanonů je v roce 2026 velkým rizikem.

Česká realita: Ostrovy digitálu v moři papíru

Přestože se o Průmyslu 4.0 mluví denně, realita v kancelářích je střízlivější. Data ukazují, že české firmy jsou v přístupu k digitalizaci dokumentů konzervativní, což brzdí jejich efektivitu.

Podle průzkumů až 85 % firem stále uchovává dokumenty v papírové podobě a jen 21 % firem využívá digitální archiv. To ukazuje na zásadní nevyužitý potenciál.

Alarmující je, že 33 % českých firem má úroveň digitalizace velmi nízkou, což v konkurenčním prostředí EU představuje značnou nevýhodu. Co firmy brzdí? Pro více než polovinu z nich (57 %) je hlavní překážkou pocit, že digitalizovat nepotřebují, nebo obava, že náklady na to budou příliš vysoké. Významnou roli hraje také strach ze složité implementace a prostá neochota ke změnám.

Mýtus č. 1: "Papír je bezpečnější než cloud"

Jde o nejčastější bezpečnostní klam. Fyzický dokument můžete okopírovat nebo rozmnožit téměř bez nákladů, ale stále existuje pouze v konkrétním fyzickém prostoru. Pokud dojde k požáru, vytopení archivu, krádeži nebo jinému poškození, originál může být nenávratně ztracen. Naopak elektronická archivace dokumentů digitalizuje papírové dokumenty do elektronické podoby, která je chráněná proti fyzickým hrozbám a snadno zálohovatelná.

Služby jako digitální archiv naskenují vaše dokumenty, uloží je v zabezpečeném cloudovém prostředí a opatří je metadaty pro snadné vyhledávání a správu. Díky tomu můžete dokumenty bezpečně uchovávat, zálohovat a sdílet odkudkoliv bez ohledu na stav původních papírových nosičů.

Mýtus č. 2: "Elektronický dokument neobstojí před soudem"

Tento mýtus vychází ze zastaralé legislativy. V současnosti je právní rámec v ČR i EU nastaven tak, že správně vytvořený dokument z digitálního archivu má stejnou právní váhu jako listina.

Klíčem je integrita a autenticita. Pokud dokument projde procesem autorizované konverze (např. na Czech POINTu nebo u specializovaných poskytovatelů), vzniká digitální soubor, který má doložku ověření a je právně rovnocenný originálu.

Pro běžnou operativu pak stačí dokumenty opatřit kvalifikovaným elektronickým podpisem a časovým razítkem, které fixuje jeho stav v čase a prokazuje, že nebyl zpětně změněn. Digitální stopa je u soudu často průkaznější než papír, u kterého lze zfalšovat podpis nebo vyměnit stránku.

Mýtus č. 3: "Digitalizace dokumentů je drahá"

Manažeři často vidí vstupní investici do skenování, ale přehlížejí astronomické provozní náklady spojené s papírem. Největším žroutem peněz není papír samotný, ale čas zaměstnanců.

Studie společnosti McKinsey uvádí, že znalostní pracovníci tráví průměrně 1,8 hodiny denně vyhledáváním a shromažďováním informací. To je téměř 20 % pracovní doby, kdy firma platí zaměstnance za "listování v šanonech".

Přechod na digitální řešení, jako nabízí například plan.copygeneral.cz, tyto náklady dramaticky snižuje. Skenování dokumentů, OCR a indexace umožňují najít smlouvu, výkres nebo fakturu během vteřin, nikoliv hodin, a zároveň transformují fixní náklady na papír a skladování na efektivní variabilní službu.

Mýtus č. 4: "Implementace zastaví chod firmy na měsíce"

Obavy ze složité implementace trápí podle statistik 24 % firem. Moderní digitální archiv však není monstrózní podnikový systém, který se implementuje roky.

Dnes se většina firem spoléhá na služby, které kombinují fyzické skenování dokumentů a automatické zpracování pomocí OCR. Specializovaná firma si odveze vaše šanony, naskenuje je na průmyslových linkách, vytěží z nich data a vytvoří kompletní digitální archiv. Vaši zaměstnanci se pouze naučí používat hotový systém k rychlému vyhledávání a správě dokumentů. Žádná instalace nebo složité IT implementace není potřeba.

Naopak mezi hlavní motivátory pro elektronickou archivaci uvádějí firmy zrychlení procesů a stejný podíl firem uvádí jako hlavní motivaci i zjednodušení práce.

Mýtus č. 5: "Stačí to naskenovat a uložit na sdílený disk"

Mnoho firem se domnívá, že elektronická archivace končí v momentě, kdy papír projede skenerem a vznikne soubor PDF uložený ve složce "Skeny 2025" na firemním serveru nebo Google Disku.

Realita: Vytvořit hromadu nepojmenovaných souborů (např. Scan_00452.pdf) není digitalizace, ale vytvoření digitálního smetiště. Pokud dokumenty nemají metadata (klíčová slova, datum, autor, typ dokumentu) a neprošly procesem OCR (převedením na text), počítač je vidí jen jako "obrázky".

Rozdíl mezi prostým uložením a digitálním archivem je v dohledatelnosti.

• Nestrukturovaná data: Zaměstnanec musí vědět, kde přesně (v jaké složce) dokument je.
• Strukturovaný archiv: Zaměstnanec jen ví, co hledá. Do vyhledávače zadá "Smlouva Novák" a systém mu ji najde bez ohledu na to, kde je uložena.

Nečekejte, až vás donutí okolnosti

Podle pětiny společností pro zavedení digitalizace hovoří fakt, že se jedná o oborový standard. To je správný postoj. Skenování velkých formátů, smluv i faktur není jen o technologii. Je o změně myšlení. Zbavte se mýtů, které vaši firmu stojí peníze a zvyšují riziko. Digitální archiv je v roce 2026 nutnou podmínkou pro efektivní a bezpečné podnikání.

Komerční sdělení

Zdroj obrázku: cookiecutter / stock.adobe.com