Kde mizí pracovní čas? V doručené poště!

Zaměstnanci tráví v průměru 28 % pracovní doby čtením a odpovídáním na e-maily. To je skoro třetina dne. U manažerů a obchodníků to může být ještě víc. Je to i váš případ a nevíte, jak z toho ven?

Každodenní emailová lavina

Průměrný administrativní pracovník dostane denně více než sto e-mailů. Z toho tvoří polovinu spam nebo newslettery. Stále však zbývá kolem padesáti zpráv, na které by měl reagovat. Odpověď na jeden email zabere 2-3 minuty. To jsou zhruba dvě hodiny denně jen na korespondenci.

Studie GFI Software ukázala, že 37 % zaměstnanců odpoví až následující den. Důvod? V 80 % případů pracovní zaneprázdněnost. A každý čtvrtý na email prostě zapomene.

Faktem zůstává, že konstantní přerušování ničí produktivitu. Po každém přerušení trvá 23 minut návrat k plné koncentraci. Šest přerušení za den pak znamená ztrátu dvou hodin efektivní práce.

Chaos místo systému

Většina lidí používá email jako "odkládací šuplík" na všechno možné. Množí se zákaznické dotazy, interní komunikace, projektové úkoly, faktury apod. Všechno se válí pohromadě a hledání jednoho staršího e-mailu může zabrat deset minut.

Podle výzkumu tráví zaměstnanci 19 % pracovní doby hledáním informací. To je skoro celý den v týdnu. Velká část tohoto času padne na emaily. A když jeden člověk neodpoví včas, blokuje práci ostatních. Projekty se zpomalují, zákazníci čekají…

Když Outlook umí víc

Vhodně zvolené CRM v Outlooku (např. české eWay-CRM) mění administrativní rutinu z chaosu na organizovaný systém. Každá zpráva se automaticky propojí se zákazníkem, projektem nebo obchodním případem.

Jak to probíhá v praxi? Kliknete na email od klienta a vidíte kompletní historii. Tedy předchozí komunikaci, otevřené zakázky, faktury, poznámky kolegů - všechno pohromadě.

Důležité emaily se automaticky navíc označují nebo přiřazují zodpovědným osobám a spam mizí do složek. Systém filtruje podstatné od zbytečného.

Týmová práce funguje lépe, když všichni vidí stejné informace. Žádné zbytečné přeposílání a hledání, kdo co má na starosti.

Reálná čísla

Firmy se systémovým řízením emailů ušetří průměrně 30-40 minut denně na zaměstnance. U společnosti s dvaceti lidmi to dělá 10-13 hodin produktivního času denně. A za měsíc ekvivalent jednoho plného úvazku.

Automatizace rutinních úkolů šetří čas na skutečnou práci. Místo třídění emailů řešíte problémy. To je podstata produktivity.

komerční sdělení